“Devlet arşivlerinde araştırma veya inceleme yapmak isteyen Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişilerin tabi olacakları esaslar.”
 

 
:31/1/2002-2002/3681
Resmî Gazete      
:1.3.2002/24682
Amaç
Madde 1-  Bu Esasların amacı, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma, inceleme yapmak ve örnek almak isteyen Türk ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin tâbi olacakları usul ve esasları tespit etmektir.
Kapsam
Madde 2-  Bu Esaslar, tasnif edilmiş ve son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş arşiv malzemesi üzerinde Türk uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile Türkiye'ye girmesi yasak olmayan yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacak araştırma ve inceleme faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları kapsar.
Müracaat şekli
Madde 3-  Türk Arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olanlar ve bunların vekilleri ile Türkiye'ye yasal yollardan girmiş yabancılar ve bunların vekilleri, “Devlet Arşivlerinde Araştırma Talebinde Bulunanlar İçin Müracaat Formu ve Taahhütname”yi (EK-1) ² doldurmak suretiyle bir adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı (yabancılar için pasaport ve kimlik) örneğiyle, vekil ise vekâletname ile birlikte doğrudan araştırma ve inceleme yapacağı arşivin veya arşivlerin bağlı olduğu idareye bizzat veya posta ile müracaatta bulunurlar.
Ayrıca bu müracaat, yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da yapılabilir. Bu temsilcilikler, yapılan müracaatı Dışişleri Bakanlığı vasıtasıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne ya da araştırmanın yapılacağı arşivin bağlı bulunduğu idareye gönderirler.
Vekilleri vasıtasıyla araştırma ve inceleme yapmak isteyen Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişilerin önceden müracaatlarının olması gerekmektedir.
Müracaatların işleme konulması ve cevaplandırma süresi
Madde 4- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nde yapılacak her türlü araştırma, inceleme ve örnek alma talepleri bu Genel Müdürlükçe, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü dışındaki araştırma hizmeti veren diğer arşivlere yapılacak talepler ise, söz konusu arşivin bağlı olduğu bakanlık veya kuruluşça işleme konulur ve en geç iki iş günü içerisinde sonuçlandırılır.
Silahlı Kuvvetler arşivlerine yapılan müracaatlar otuz gün içerisinde sonuçlandırılır.
Dışişleri Bakanlığı; yurtdışındaki Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilikleri ve başkonsoloslukları kanalıyla, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nde ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma ve inceleme talebinde bulunan Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile vekillerine, müracaatlarının sonucunu otuz gün içerisinde duyurur.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile birinci fıkrada belirtilen ilgili bakanlık ve kuruluşlar; bu Esaslarda öngörülen hükümleri de göz önünde bulundurmak suretiyle, araştırma ve inceleme taleplerini aynen veya sınırlandırmak suretiyle kabul veya reddedebilirler.
Müracaatların reddini gerektiren durumlar
Madde 5- Araştırmacıların;
a) Tasnifi tamamlanmamış ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmemiş arşiv malzemesi ile yararlanılamayacak derecede hasara uğramış arşiv belgesi üzerinde,
b) Araştırma ve inceleme talebinde bulunan kişinin on sekiz yaşından küçük olduğu veya medenî hakları kullanma ehliyetine sahip bulunmadığı durumlarda,
c) Müracaat formundaki bilgilerin eksik veya yanlış olması ve müracaat için gerekli belgelerin eksik veya sahte olduğunun anlaşıldığı hallerde,
arşivlerde araştırma ve inceleme talepleri reddolunabilir.
Taahhütname, araştırma süresi ve giriş kartı
Madde 6- Araştırmacılara, arşivdeki çalışmalarında uymak zorunda bulundukları şartlar ve yükümlülükler bildirilir ve kendilerine bu yükümlülüklere uyacaklarını tevsik eden bir taahhütname (EK-1) imzalatılır. Araştırmacılar için, "Arşive Giriş Kartı" tanzim edilir ve bu kart arşivde muhafaza edilir. Arşiv giriş kartları, arşive her girişte bir kimlik belgesi karşılığında araştırmacıya teslim edilir. Araştırmacı, arşivde bulunduğu sürece bu kartı görünebilecek şekilde üzerinde taşır.
Araştırma ve incelemelerde uyulacak esaslar
Madde 7- Araştırma ve incelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır:
a) Tasnifi tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış belgeler incelemeye verilmez. Ancak, bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında delil olarak kullanılacağının anlaşılması halinde, görevli personelin nezaretinde incelemeye verilebilir.
b) Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi ile revize edilmekte olan fonlara ait malzeme, bu işlemler bitene kadar araştırmacılara verilemez.
c) Araştırma ve inceleme, ilke olarak arşiv malzemesinin fotokopisi, mikrofilmi veya elektronik ortam üzerinden yapılır. Bununla birlikte, fotokopi ve mikrofilmin temin edilememesi, elektronik ortamın sağlanamaması halinde araştırma ve inceleme evrakın aslı üzerinden de yapılabilir.
d) Araştırmacılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapabilirler. Bu çalışmalar sırasında, ilgili konulara ait arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına ayırttıramazlar.
e) Arşiv malzemesi talepleri, araştırmacı yoğunluğu dikkate alınarak makul ölçüler içinde tarih ve saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte verilebileceği araştırmacıya bildirilir.
f) Araştırmacıların bir iş günü içerisindeki belge talepleri, günlük talep yoğunluğu ve iş gücüne göre idarece sınırlandırılabilir. Bu sınırlandırma, dosya envanter sistemiyle tasnif edilmiş fonlardan 2 dosya, analitik usulle tasnif edilmiş fonlardan 25 belge ve defter fonlarından 5 defterin altında olamaz.
g) Araştırmacılar, kendilerine teslim edilen belgelerin tamamını iade etmeden yenilerini talep edemezler. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer bir kısım belgelerin talep edilebilmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin iade edilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.
h) Araştırmacılar belgeleri sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler. Kendilerine teslim edilen belgenin kaybolması halinde sorumluluk araştırmacıya aittir.
ı) Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini başka bir araştırmacıya veremez, belge üzerinden kopya çıkaramaz ve fotoğraf çekemez.
i) Araştırmacı, kendisine teslim edilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.
j) Araştırma ve incelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır. Ancak portatif yazı makinesi ve bilgisayar arşiv yönetiminin uygun göreceği mahallerde kullanılabilir.
k) Araştırma mahalline çanta, fotoğraf makinesi, dijital kamera, tarayıcı, cep telefonu, palto, dolma kalem, tükenmez ve renkli tükenmez kalem ve benzeri eşyalarla girilemez.
l) Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde araştırmacılara tahsis edilen mahalden dışarıya çıkarılamaz.
m) Araştırmacılara tahsis edilen mahalle, görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.
n)  Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek araştırmacı, elindeki belgeleri, arşiv depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere iade etmek zorundadır.
Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali halinde araştırma durdurulur ve araştırmacı hakkında mevzuat uyarınca gerekli işlem yapılır.
Araştırmacıların mükellefiyeti
Madde 8- Türk veya yabancı uyruklu araştırmacılar, yaptıkları çalışmalar neticesinde hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden ilgili arşiv idaresine birer nüsha vermek zorundadırlar. Yabancı araştırmacılar ayrıca Dışişleri Bakanlığı'na da bir nüsha gönderirler.
Belge kopyası verilmesi
Madde 9- Araştırma ve inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere araştırma ve incelemeye açılan belgelerin fotokopi, dijital kopya veya mikrofilm şeklindeki kopyaları belirlenen ücret karşılığında verilir veya gönderilir. Bu şekilde edinilen kopyalar hiçbir şekilde çoğaltılıp ticarî amaçla satılamaz.
Ancak, bir fonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmeyeceği konusunda izin verme yetkisi ilgili arşiv idaresine aittir.
Yürürlükten kaldırma
Madde 10- 23/6/1989 tarihli ve 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan“Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar” yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
Madde 11-Bu Esaslar yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
 Madde 12-      Bu Esasları Başbakan yürütür.